Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 9 oktober 2026

In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens Cjay verwerkt, waarom we dat doen, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We houden het zo kort als kan, maar wel volledig. Heb je een vraag? Mail naar info@cjay.nl.

Wie is verantwoordelijk?

Cjay is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 62352636 (btw-nummer NL854782862B01). Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens op cjay.nl.

Adres: Dorpsstraat 11, 4284 EE Rijswijk (NB)
E-mail: info@cjay.nl

Welke gegevens verwerken we, waarom en op welke grond?

Per onderdeel van Cjay lees je hieronder wat we gebruiken. De "grond" is de reden uit de privacywet (AVG) waarop we ons beroepen.

Je account

Als je een account maakt, bewaren we je voornaam, je e-mailadres en je wachtwoord. Je wachtwoord slaan we alleen versleuteld op (als hash): niemand bij Cjay kan het lezen. We gebruiken je account om je te laten inloggen, je te mailen over je account en je bestellingen, en om je te herkennen als je terugkomt.

Grond: uitvoering van de overeenkomst met jou (je wilt een account).

Inloggen met Google

Kies je voor inloggen met Google, dan krijgen we van Google je voornaam, je e-mailadres, of dat e-mailadres door Google is bevestigd, en een vaste code (Google-ID) waarmee we je de volgende keer herkennen. Je wachtwoord bij Google zien we niet. Google weet daarbij dat je bij Cjay inlogt; voor wat Google zelf met je gegevens doet, geldt de privacyverklaring van Google.

Grond: uitvoering van de overeenkomst (je kiest zelf voor deze manier van inloggen).

Je communityprofiel

Voor je profiel vragen we een gebruikersnaam, een kleur voor je avatar en je geboortedatum. Je kunt daarnaast je fandoms kiezen en een profielfoto toevoegen.

Je gebruikersnaam, je level, je badges, je fandoms en je profielfoto of avatar zijn voor iedereen te zien op je profielpagina en bij wat je plaatst. Je profielpagina laten we niet opnemen in zoekmachines.
Je geboortedatum bewaren we versleuteld. We laten hem nergens zien, ook niet aan andere leden. We vragen hem om te weten of je jonger bent dan 16 jaar: dan is voor sommige onderdelen toestemming van je ouder of verzorger nodig (zie "Jongeren onder 16 jaar").
Een profielfoto is niet verplicht. Een foto die je uploadt, kun je eerst bijsnijden. We zetten hem om naar een klein vierkant plaatje en halen daarbij verborgen informatie uit het bestand, zoals locatie- en cameragegevens. De foto staat daarna direct online en is voor iedereen te zien.
We houden bij op welke dagen je ingelogd langskomt, om te zien hoe actief de community is.

Grond: uitvoering van de overeenkomst voor het profiel zelf; toestemming voor je profielfoto (die kun je altijd verwijderen).

De avatarmaker

Met de avatarmaker maak je een avatar in Cjay-stijl. Dat kan op twee manieren:

Zonder foto. Je stelt een avatar samen door vragen te beantwoorden, zoals stijl, haarkleur en sfeer. We sturen alleen die keuzes naar OpenAI, geen foto en geen naam.
Met een foto. Je uploadt een portretfoto en kiest een stijl. We sturen de foto en je keuzes naar OpenAI, die er een avatar van maakt. Je geeft daar vooraf apart toestemming voor. Je foto bewaren we versleuteld op een afgeschermde plek en we verwijderen hem uiterlijk 24 uur na het uploaden.

De avatars die je maakt, bewaren we op een afgeschermde plek. Alleen jij ziet ze, onder "Eerder gemaakt" in Mijn Cjay, zodat je er later nog een kunt kiezen. Pas als je een avatar als profielfoto gebruikt, wordt hij openbaar, net als een gewone profielfoto. Je kunt elke avatar zelf verwijderen. Om misbruik en kosten te beperken, mag je vijf avatars per maand maken; daarvoor houden we bij wanneer je een avatar hebt gemaakt.

OpenAI gebruikt wat we via de API sturen volgens zijn eigen voorwaarden niet om zijn modellen te trainen, en kan het maximaal 30 dagen bewaren om misbruik op te sporen.

Grond: toestemming. Je kunt je toestemming intrekken door je avatars of je profiel te verwijderen.

Quizzen en polls

Doe je mee als lid, dan bewaren we je antwoorden, je uitslag en je stem bij je profiel. Je stem in een poll is niet openbaar; we tonen alleen de totale uitslag.

Doe je mee zonder account, dan geven we je bezoek een willekeurige code die alleen in je sessie staat. Daarmee voorkomen we dat iemand vaker stemt, en kun je je uitslag later bij je profiel bewaren als je alsnog een account maakt. Na 30 dagen wissen we de antwoorden van een gastquiz en de code bij een gaststem. Je stem telt dan nog wel mee in de uitslag, maar is niet meer aan iemand te koppelen.

Om te voorkomen dat iemand met een script heel vaak stemt, onthouden we kort een onherkenbaar gemaakte (gehashte) versie van je IP-adres. Die verdwijnt na enkele minuten.

Grond: uitvoering van de overeenkomst voor leden; gerechtvaardigd belang (eerlijke uitslagen) voor gasten.

Reacties, antwoorden op de weekvraag en voorstellen

Wat je plaatst (een reactie, een antwoord op de vraag van de week, een productvoorstel of een stem op een voorstel) is openbaar, met je gebruikersnaam en je profielfoto. Pagina's met reacties kunnen in zoekmachines verschijnen. Andere leden kunnen op je reactie reageren of hem melden.

Om de community veilig te houden, controleert een woordfilter nieuwe reacties, gelden er limieten op hoe vaak je kunt reageren, en verbergen we een reactie automatisch als meerdere leden hem melden. Ons team bekijkt gemelde en verborgen reacties. Wat het team besluit, leggen we vast met een reden.

Grond: uitvoering van de overeenkomst (je plaatst iets in de community); gerechtvaardigd belang voor moderatie.

XP, levels en badges

We houden bij welke acties je XP opleveren en welke badges je hebt verdiend. Je level en badges zijn op je profiel te zien.

Grond: uitvoering van de overeenkomst.

Bestellingen en Collectives

Bestel je iets of doe je mee met een Collective, dan verwerken we je naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer (als je dat invult), wat je bestelt, bij een Collective hoeveel plekken je neemt en je akkoord met de voorwaarden (met tijdstip en versie), en de status van je betaling. Je betaalt via Mollie; je bankgegevens of creditcardgegevens krijgen wij niet te zien. Halen we het doel van een Collective niet of zeg je op, dan laten we Mollie het bedrag terugbetalen naar dezelfde rekening of kaart.

Grond: uitvoering van de overeenkomst. De administratie bewaren we omdat de wet dat verplicht (wettelijke plicht).

De nieuwsbrief

Schrijf je je in voor de nieuwsbrief, dan bewaren we je e-mailadres en eventueel je naam. Je krijgt eerst een mail met een bevestigingslink; pas als je daarop klikt, sta je op de lijst. Je kunt je onder elke nieuwsbrief afmelden.

Grond: toestemming.

Contact

Mail je ons of gebruik je een contactformulier, dan gebruiken we wat je ons stuurt om je te helpen.

Grond: gerechtvaardigd belang (je vraag beantwoorden), of uitvoering van de overeenkomst als het over een bestelling gaat.

Beveiliging tegen spam en bots

Op sommige formulieren, zoals de nieuwsbrief en contactformulieren, controleert Cloudflare Turnstile of je een mens bent. Cloudflare verwerkt daarvoor technische gegevens zoals je IP-adres en browsergegevens. Bij registreren gebruiken we ALTCHA: dat is een rekenpuzzel die je browser zelf oplost, zonder dat er gegevens naar een andere partij gaan.

Grond: gerechtvaardigd belang (de site beschermen tegen misbruik).

Statistieken

We willen weten hoe de site gebruikt wordt, zodat we hem beter kunnen maken. Bij een bezoek leggen we vast welke pagina's je bekijkt, je IP-adres, het type browser en apparaat, en via welke campagne of link je binnenkwam. Voor de statistieken gebruiken we Matomo, dat op een eigen server van ons platform draait (stats.inprovo.nl) en geen gegevens deelt met andere partijen.

Grond: gerechtvaardigd belang (de site verbeteren).

Foutmeldingen

Gaat er iets mis op de site, dan stuurt de site automatisch een foutrapport naar Flare. Zo'n rapport kan technische gegevens bevatten, zoals de pagina, je IP-adres en de browser. Wachtwoorden, geboortedatums en cookies worden er vooraf uit gehaald.

Grond: gerechtvaardigd belang (fouten snel oplossen).

Met wie delen we je gegevens?

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die ons helpen Cjay te laten werken. Met die partijen hebben we afspraken over beveiliging en geheimhouding (een verwerkersovereenkomst).

Inprovo, de leverancier van ons webwinkel- en communityplatform, inclusief de statistieken (Matomo) en de nieuwsbriefdienst. Nederland.
Onze hostingpartij, waar de server en de database van de site staan. Europese Unie.
Hetzner Online, opslag van afbeeldingen en bestanden, zoals profielfoto's, avatars en (versleuteld) de foto's voor de avatarmaker. Duitsland.
OpenAI, maakt de avatar uit je foto of je keuzes. Verenigde Staten.
Google, alleen als je inlogt met Google. Verenigde Staten.
Mollie, verwerkt betalingen en terugbetalingen. Nederland.
Postmark, verstuurt de e-mails van de site, zoals bevestigingen en mails over je bestelling of Collective. Verenigde Staten.
Cloudflare, beveiliging tegen bots (Turnstile). Verenigde Staten.
Flare, foutmeldingen. België.
Ons boekhoudprogramma, alleen voor gegevens van bestellingen. Nederland.
De vervoerder die je bestelling bezorgt, zoals PostNL of DHL. Die krijgt daarvoor je naam, adres en eventueel je e-mailadres voor de track-en-trace.

Soms moeten we gegevens geven aan instanties omdat de wet dat eist, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.

Gegevens buiten de Europese Unie

Een paar partijen zitten in de Verenigde Staten: OpenAI, Google, Postmark en Cloudflare. Daar gelden andere privacyregels. We gebruiken die partijen alleen als er goede waarborgen zijn: ze zijn aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework, of we hebben met hen de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie afgesproken.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

Account: zolang je account bestaat. Wil je je account laten verwijderen, mail ons dan.
Communityprofiel: tot je het verwijdert via Mijn Cjay. Dan verdwijnen je profiel, geboortedatum, fandoms, XP, badges, stemmen en quizuitslagen, je profielfoto en al je foto's en avatars van de avatarmaker.
Reacties en voorstellen: blijven na het verwijderen van je profiel staan, zonder je gebruikersnaam en foto, met de naam "Verwijderd lid". Wil je dat we ook je reacties wissen? Mail ons, dan doen we dat.
Foto voor de avatarmaker: maximaal 24 uur na het uploaden.
Gemaakte avatars: tot je ze verwijdert of je profiel verwijdert.
Quizzen en polls als gast: antwoorden en sessiecode 30 dagen.
Bestellingen en Collectives: 7 jaar, omdat de belastingwet dat verplicht. Ook als je je profiel verwijdert.
Nieuwsbrief: tot je je afmeldt.
Contact: tot je vraag is afgehandeld, daarna maximaal 2 jaar, zodat we bij een vervolgvraag weten waar het over ging.
Bezoekgegevens en statistieken: maximaal 1 jaar. Daarna wissen we de bezochte pagina's en maken we je IP-adres, browser en campagnegegevens onherkenbaar.
Foutrapporten: zolang nodig om de fout op te lossen, maximaal 90 dagen.

Jouw rechten

Het gaat om jouw gegevens. Daarom heb je deze rechten:

Inzage: je mag weten welke gegevens we van je hebben.
Correctie: klopt er iets niet, dan passen we het aan. Je gebruikersnaam, fandoms en foto pas je zelf aan in Mijn Cjay.
Verwijdering: je kunt je profiel zelf verwijderen in Mijn Cjay. Voor je account of je reacties mail je ons. Gegevens die we wettelijk moeten bewaren, zoals bestellingen, wissen we pas na de wettelijke termijn.
Beperking: je kunt vragen om je gegevens tijdelijk niet te gebruiken, bijvoorbeeld terwijl we een vraag van jou uitzoeken.
Bezwaar: gebruiken we je gegevens op grond van gerechtvaardigd belang, dan mag je daar bezwaar tegen maken.
Overdracht: je kunt je gegevens in een gangbaar bestandsformaat krijgen, om ze ergens anders te gebruiken.
Toestemming intrekken: heb je ergens toestemming voor gegeven, dan kun je die altijd intrekken. Wat we daarvoor al deden, blijft rechtmatig.

Stuur je verzoek naar info@cjay.nl. We kunnen je vragen te laten zien dat het om jouw account gaat, bijvoorbeeld door te mailen vanaf het adres waarmee je bent ingeschreven. Je krijgt binnen een maand antwoord.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Cookies

We gebruiken cookies die nodig zijn om de site te laten werken: om je ingelogd te houden, je winkelmandje te onthouden, formulieren te beveiligen en je cookiekeuze te bewaren. Daarnaast gebruiken we cookies voor statistieken (Matomo), om te zien hoe de site gebruikt wordt. We gebruiken geen advertentiecookies. Welke cookies we precies gebruiken en hoe lang, lees je in onze cookieverklaring.

Beveiliging

We beveiligen je gegevens zo goed als we kunnen. De site werkt alleen via een beveiligde verbinding (https). Wachtwoorden slaan we op als hash, je geboortedatum en de foto's voor de avatarmaker versleuteld. Alleen medewerkers die het voor hun werk nodig hebben, kunnen bij je gegevens. Merk je iets wat niet klopt? Mail ons direct.

Jongeren onder 16 jaar

Cjay is er voor fans van alle leeftijden. Ben je jonger dan 16 jaar? Dan heb je toestemming van je ouder of verzorger nodig voor de onderdelen waarvoor wij om toestemming vragen: een foto gebruiken in de avatarmaker, een profielfoto uploaden en je inschrijven voor de nieuwsbrief. Lees deze verklaring samen met je ouder of verzorger. Vind je het lastig, mail ons gerust.

Ben je ouder of verzorger en wil je dat we gegevens van je kind verwijderen? Mail naar info@cjay.nl; we helpen je zo snel mogelijk.

Wijzigingen

Verandert er iets aan hoe we met je gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan. Bij belangrijke wijzigingen laten we het je weten, bijvoorbeeld per mail of met een melding op de site. Bovenaan zie je wanneer deze versie is bijgewerkt.

Contact

Vragen over privacy? Mail naar info@cjay.nl. Per post: Cjay, Dorpsstraat 11, 4284 EE Rijswijk (NB).